SPECTRUM-SCAN besteht aus einem Mandanten- und einem Berater-Programmteil und funktioniert in kurzen Worten folgendermaßen:

• Der Mandant scannt die Belege einfach ein (z.B. die Lieferantenrechnungen).
  
  
• Diese gescannten Belege werden dann mit SPECTRUM-SCAN OCR-technisch (OCR = Texterkennung) aufbereitet und dem Mandanten in einem Überweisungsträger-Entwurf für den späteren elektr. Zahlungsverkehr zur Kontrolle und Ergänzung angezeigt - der Mandant spart sich somit später die Aufwendungen der Datenerfassung für das eBanking.
  
  
• Alternativ kann der Mandant hier auch die gescannten Belege einfach an einen externen Dienstleister schicken, der für 100 zu 100% richtig erfasster und aufbereiteter Belege weniger als 10,00 € abrechnet (endlich auch Outsourcing für den Mittelstand).
  
  
• Der Mandant selbst erhält auf der Kreditorenseite eine Zahlungsvorschlagsliste und wickelt hierüber seinen Zahlungsverkehr ab.
  
  
• Ausgangsrechnungen werden aus fast jedem Fakturiersystem (selbst aus Excel-Rechnungen) im PDF-Format eingelesen und zu 100% richtig erkannt und aufbereitet (incl. aller Debitoren-Neuanlagen).
  
  
• Täglich erhält der Mandant außerdem autom. alle seine Bankbewegungen eingespielt und nutzt die Vorzüge eines selbstlernenden Kontoauszugsassistenten auf der Debitoren- und Kreditorenseite.
  
  
• Mit einem integrierten Programm für das Mahnwesen hat der Mandant dann alle Module für das wirklich zeitnahe Forderungsmanagement.
  
  
• Ein Kassenbuch (incl. Reisekostenrechner) und ein digitales Rechnungsbeleg-Archiv bieten dem Mandanten weitere Vorteile, jede Rechnung findet er auf Knopfdruck und die lästige Rechnungsablage wird ganz einfach, man legt die Ein- und Ausgangsrechnungen nur noch chronologisch nach Datum in einen Karton zur vorgeschriebenen 10 jährigen Aufbewahrung.
  
  
• Die im Überweisungsträger enthaltenen Informationen erscheinen dann schon zusammen mit den gescannten Belegen „just-in-time“ beim Steuerberater.
  
  
• Das SPECTRUM-Rechenzentrum in Düsseldorf fungiert hierbei als Datendrehscheibe.
  
  
• Hiermit erhält der Berater zeitnah alle Belege und kann viel schneller die betriebswirtschaftlichen Auswertungen und Hilfestellungen für den Unternehmer liefern.
  
  
• Auch die Ausgangsrechnungen gehen über den Lernassistenten, werden mit den Zahlungseingängen verknüpft, Differenzen klärt der Mandant selbst bzw. bucht sie aus  d.h. die OP-Liste beim Mandanten und beim Berater ist immer auf den gleichen Stand. Die sonst üblichen lästigen Abstimmungsarbeiten entfallen somit.

Obwohl die meisten Kanzlei-Software-Produkte auch z.Tl. schon über eigene Tools zur digitalen Belegerfassung verfügen, haben sich die Steuerberater für SPECTRUM-SCAN entschieden und empfehlen diese Rundum-Lösung ihren Mandanten, da hierdurch einerseits dem Mandanten alle wichtigen Instrumente für sein schnelles Cash-Flow-Management geliefert werden und andererseits erhebliche Effizienzgewinne zu verzeichnen sind.

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Veröffentlicht am: 26.01.2010